Política de Tratamiento de Datos Personales

Esta política se expide conforme al artículo 15 de la Constitución Política, a la Ley 1581 de 2012 y a los Decretos 1377 de 2013 y 1074 de 2015.

1. Quién opera la plataforma

TERABYTE COLOMBIA S.A.S.
NIT 901.178.230-0
Calle 94 A # 69 - 64, Bogotá D.C., Colombia
Correo para asuntos de datos personales: support@rondax.co

2. Quién responde por sus datos: Rondax y su Empresa

Hay que distinguir dos situaciones, porque determinan a quién reclamar:

• Su Empresa es la Responsable de los datos de su operación: su identificación, sus turnos, sus marcaciones, sus rondas, sus novedades, su ubicación durante la jornada y sus datos biométricos si están activos. Es la Empresa quien decide qué se recoge, con qué finalidad, con qué alcance y por cuánto tiempo. Rondax actúa como Encargado: trata esos datos siguiendo sus instrucciones y no los usa para fines propios distintos de los descritos aquí.
• Rondax es Responsable de los datos de su cuenta y de su uso de la plataforma: su identidad de acceso, sus dispositivos, los registros de seguridad y auditoría, y la constancia de que usted aceptó estos documentos.

Esta distinción no es una formalidad. Si usted quiere que se corrija un turno, que se elimine una novedad o que se deje de usar el reconocimiento facial, quien decide es su Empresa. Nosotros la acompañamos y ejecutamos, pero no podemos resolver por ella.

3. Qué datos se tratan

Qué se recoge depende de lo que su Empresa haya activado para su operación.

Datos sensibles

Los datos biométricos (rasgos faciales) y la ubicación precisa son datos sensibles conforme al artículo 5 de la Ley 1581 de 2012.

Usted no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles. El reconocimiento facial es opcional y su Empresa debe habilitar un método alternativo de identificación si usted no lo autoriza.

La ubicación se registra durante la jornada configurada. Fuera de ella, y con la sesión cerrada, no se captura. No se utiliza para conocer su vida privada ni sus desplazamientos personales.

4. Para qué se tratan

• Verificar su identidad y registrar su asistencia y sus rondas.
• Documentar la operación: minutas, novedades, reportes, inventarios y evidencias.
• Coordinar la operación en tiempo real y transmitir alertas.
• Producir los reportes que la Empresa necesita para cumplir sus obligaciones con sus clientes y con las autoridades.
• Dejar evidencia. Un puesto de vigilancia es un lugar donde se reclama: quién estaba, a qué hora, dónde y qué reportó. Registramos cada acción con su fecha, su dirección IP y el dispositivo desde el que se hizo, precisamente para poder responder esas preguntas después.
• Detectar y prevenir fraude en el registro de la operación.
• Mantener la seguridad de la plataforma y cumplir obligaciones legales.

Los datos no se venden, no se ceden con fines publicitarios y no se usan para entrenar modelos de inteligencia artificial con fines ajenos a la operación.

5. Menores de edad

Rondax no habilita cuentas a menores de edad. El acceso a la plataforma exige ser mayor de 18 años.

6. Quién más ve sus datos

• Su Empresa: el personal autorizado, según su rol dentro de la plataforma.
• Los clientes de su Empresa, únicamente cuando ella habilite el acceso a la información del servicio que se les presta.
• Nuestros encargados, que son proveedores de infraestructura:

Transferencia internacional. Como se ve en el cuadro, sus datos salen de Colombia. Al aceptar esta política usted autoriza expresamente esa transferencia a los encargados listados y para las finalidades descritas.

El grueso de su información —la base de datos de su Empresa, las fotografías, las evidencias y el audio— vive en nuestro servidor de aplicación, aislada de la de las demás empresas. Los proveedores del cuadro reciben únicamente lo necesario para su función concreta.

Fuera de esto, no cedemos sus datos a terceros. Podemos entregarlos a autoridades cuando medie una solicitud legalmente fundada.

Cuentas de correo conectadas (Google y Microsoft)

Su Empresa puede conectar a Rondax su propia cuenta de correo de Google (Gmail o Google Workspace) o de Microsoft (Microsoft 365 u Outlook) para que los correos que Rondax envía en su nombre —respuestas a peticiones, quejas y reclamos, avisos del canal ético y los mensajes que su personal redacta a sus clientes— salgan desde la dirección de la Empresa.

Rondax solo pide permiso para enviar. Con Google usa únicamente el permiso gmail.send («enviar correos en tu nombre») y con Microsoft el permiso Mail.Send. Rondax nunca lee, lista, modifica ni borra los correos del buzón, y no guarda contenido proveniente de esas cuentas. Lo único que conserva es la dirección de correo conectada y el permiso de acceso (un token), cifrado en nuestro servidor, para poder seguir enviando.

Los datos recibidos de las API de Google y Microsoft se usan solo para enviar los correos que la Empresa o su personal generan dentro de Rondax. No se venden, no se usan para publicidad, no se usan para entrenar modelos de inteligencia artificial y no se comparten con terceros. Ninguna persona de Rondax lee esos datos, salvo que la Empresa lo pida para dar soporte, que lo exija la seguridad del servicio o que lo ordene la ley.

Google API Services — Limited Use. Rondax's use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

La Empresa puede desconectar la cuenta en cualquier momento desde Rondax (Mensajería → Cuentas de correo → Eliminar). Al hacerlo, Rondax borra el permiso guardado. También se puede retirar el permiso desde la configuración de la cuenta de Google (myaccount.google.com/permissions) o de Microsoft (account.live.com/consent/Manage).

7. Cuánto tiempo se conservan

La retención de los datos de la operación la decide su Empresa, que es la Responsable. Rondax los conserva mientras dure el contrato de servicio y mientras la Empresa lo instruya, y los suprime cuando ella lo solicita o cuando termina el contrato, salvo lo que deba conservarse por mandato legal.

Es importante que lo sepa con claridad: la plataforma no borra automáticamente la información de la operación por el paso del tiempo. Un turno, una ronda o una novedad de hace tres años siguen ahí mientras la Empresa no pida su supresión. Eso es deliberado —esta información es la prueba de un servicio de vigilancia y suele reclamarse años después— pero significa que la decisión de cuánto conservar es de su Empresa, y a ella debe dirigirse para pedir su supresión.

De lo que Rondax es Responsable:

La constancia de aceptación es permanente porque es exactamente la prueba de que el tratamiento fue autorizado: borrarla dejaría a ambas partes sin poder acreditarlo.

8. Sus derechos

Usted puede conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de la autorización que otorgó; ser informado sobre el uso que se les ha dado; revocar la autorización; solicitar su supresión; y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

Cómo ejercerlos:

• Ante su Empresa, que es la Responsable de los datos de su operación. Es el canal que resuelve la mayoría de las solicitudes.
• Ante Rondax, escribiendo a support@rondax.co. Como Encargado, trasladamos la solicitud a su Empresa y colaboramos en atenderla; y resolvemos directamente lo que es nuestro (cuenta, auditoría, constancias).

Plazos. Consulta: se responde dentro de los diez días hábiles siguientes, prorrogables por cinco más; es gratuita al menos una vez al mes. Reclamo: dentro de los quince días hábiles siguientes, prorrogables por ocho más. Si el reclamo está incompleto, se le informará dentro de los tres días hábiles siguientes.

9. Eliminación de datos

En cumplimiento de las políticas de Google Play y App Store, y de la Ley 1581 de 2012, usted puede solicitar la eliminación de sus datos personales.

Qué se elimina: su perfil, su fotografía, sus datos de contacto, sus preferencias, sus dispositivos registrados, sus tokens de notificación y sus datos biométricos. Su identidad de acceso se anula.

Qué no se elimina, porque existe deber legal o contractual de conservarlo:

• Los registros de la operación —marcaciones, rondas, minutas, novedades— que son evidencia frente a su Empresa y frente a los clientes de ella. Su supresión la decide la Empresa como Responsable.
• El registro de auditoría, que es inmutable.
• La constancia de que usted aceptó estos documentos, que es justamente la prueba de que el tratamiento fue autorizado.

Revocar la autorización es distinto de eliminar la cuenta: si usted revoca la autorización para el tratamiento necesario para prestar el servicio, la consecuencia es que su acceso se cierra.

10. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger sus datos:

• Cifrado en tránsito (HTTPS/TLS).
• Aislamiento de la información de cada empresa en su propia base de datos.
• Control de acceso por rol y por permiso.
• Registro de auditoría de las acciones sensibles.
• Acceso a datos de producción limitado al personal autorizado.
• Revisión periódica de controles de seguridad.

Ninguna medida elimina por completo el riesgo. Si ocurre un incidente que afecte sus datos, lo informaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio y a los afectados, conforme a la ley.

11. Relación con los documentos de su Empresa

Su Empresa puede publicar su propia política. Esa política regula el tratamiento que la Empresa hace de sus datos y no modifica ni sustituye ésta en lo relativo a Rondax. Si se contradicen, en todo lo que toca a la plataforma prevalece esta Política, conforme a la cláusula de prelación de los Términos de Servicio.

12. Vigencia y cambios

Esta política rige desde la fecha de entrada en vigencia de su versión. Cuando cambie de forma sustancial se lo informaremos y le pediremos aceptarla de nuevo. Las versiones anteriores quedan disponibles para consulta, y la constancia de su aceptación conserva la huella del texto exacto que usted vio.

Las bases de datos de Rondax tendrán vigencia mientras se preste el servicio y durante los plazos indicados en el numeral 7.